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基建处内部基建档案资料管理办法
2017-09-14 09:20   审核人:

lol比赛竞猜基建处内部基建档案资料管理办法

 

为加强学校基建档案管理工作,提高基建档案工作质量,根据《中华人民共和国档案法》及工程建设档案的有关规定,结合学校具体情况,特制定本办法。

第一条 基建档案是学校及各部门在各项目工作中形成对工程具有参考利用价值的文件\政府对工程建设的批文及在办理各项相关工程建设手续时需出具的各项证明文件。

第二条 学校基建档案管理的基本原则:

1、集中管理的原则:在项目竣工验收完成项目备案后,由基建档案管理人员将档案按规范进行整理移交学校档案室进行统一集中管理。

2、分类管理的原则:按项目性质和项目阶段进行分类管理。

3、保密性原则:对基建档案必须严格保密,未经批准不得查阅、调取基建档案资料。

4、安全性原则:档案存放地点应安全可靠,并应采取必要措施对不同介质的档案妥善保存,专柜存放,定期检查,防止损坏和丢失。

第三条 管理机构

基建档案的管理由学校基建处计划预算科安排专人负责档案的收集整理,并按要求进行备案和移交。

第四条 管理要求和责任分工

1.要求:(1)基建处全体员工应加强基建档案资料管理意识,注意收集学校或部门在工程项目相关的工作活动中形成的具有保存价值的各类文件资料;(2)为了保证基建档案材料的齐全、有效,任何人不得私自保存应归档的文件材料;(3)档案管理人员接受各类文件资料均应办理登记手续,并及时做好归档工作,分类编目;(4)基建档案的查阅:在基建档案未移交学校档案室前,基建档案的原件由基建处档案管理人员统一收存,原件原则上任何人不得调阅,确需调阅的,必须填写调阅申请表,经处领导批示后方可调阅或复印基建档案资料。基建档案移交学校档案室后,按学校规定调阅或复印。调阅人员归还档案时,管理人员必须仔细检查清楚,发现有遗失或损坏现象的应及时报告处领导,对承诺时间归还而未归还的,档案管理人员应催促借阅人马上归还,并及时报告处领导;(5)加强基建档案的保密制度,档案管理人员要有强烈的事业心和责任心,正确处理好保密和利用的关系要严格执行党和国家的保密政策和保密制度,维护档案的完整与安全,保护党和国家及学校的秘密。

2.职责与分工:(1)综合管理科负责项目立项、项目报建及学校会议文件资料的收集与整理;(2)计划预算科负责预算编制、签证工程量审核及汇总每个项目的档案资料;(3)工程管理科负责整个项目招标采购、设计、勘察、变更、签证、验收及其它工程现场管理方面的资料收集和整理;(4)处领导负责监督与管理。

                                                 2016年8月17日

附件1

基建档案移交(接收)表

项目名称

备 注

建设时间

开工时间

竣工时间

建设单位

设计单位

施工单位

监理单位

项目内容

及卷数

移交单位、移交人及移交时间

接收单位、接收人及接收时间

附件2

基建档案借(查)阅审批表

项目内容

姓 名

部 门

电 话

借(查)档人员

借(查)档内容

借(查)档理由

基建处意见

基建处长签字:

年 月 日

附件3

JJ******项目档号

件号

责任者

日期

页数

备注

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